Kortgeleden dronk ik koffie met een vertrouwde klant. Het informele gesprek ging ook over het functioneren van de verschillende teams binnen de afdeling en waar de verschillen zaten. De leidinggevende vertelde dat één van de teams moeite heeft zichzelf te positioneren ten opzichte van hun interne klant. Ze proberen dit individueel op te lossen en daar lijken ze op stuk te lopen.
Het team heeft minder impact dan ze zouden willen. Daardoor worstelen ze met het kader van hun rol, welke verantwoordelijkheden er wel en niet bij horen en hoe dit met de klant te bespreken. Want dat ene kleine administratieve klusje kunnen zij best zelf even doen en daarmee de harmonie met de klant bewaren?
De wens van de leidinggevende is dat het team zelfstandig en volwassen hun positie pakt. Dat geeft haar meer ruimte om zich met de strategie en ontwikkeling (van de mensen op) de afdeling bezig te houden. Dit gesprek zette me aan het denken over de invloed die zelforganisatie zou kunnen hebben op dit team.
Zou dit team daardoor makkelijker een gelijkwaardige, volwassen positie innemen, zoals zelforganiserende teams dagelijks doen? Of kan dit ook in de huidige organisatiestructuur?
Van zelforganisatie is bekend dat het zelfvertrouwen en de wendbaarheid binnen teams vergroot. Ook verbetert het de klanttevredenheid. Dat zijn krachtige voordelen. Echter, als je een hele route naar volledige zelforganisatie te veel van het goede vindt, kun je ook per team kijken welke basiselementen hen gaan helpen om hun zelforganiserend vermogen toe te laten nemen.
Elke intentie naar meer volwassen samenwerking er één richting dit vermogen. En dat vermogen levert alle betrokkenen elke keer weer, meer positieve impact op. Samen met het team bepaal je op welk basiselement ze gaan inzetten. Door hen te laten experimenteren, kunnen ze ervaren wat echt werkt.
In het geval van dit team zou het bijvoorbeeld – binnen de bestaande structuur en strategie – nuttig kunnen zijn om de kaders en de manier van besluitvorming opnieuw af te spreken. De kaders geven duidelijkheid wanneer het team het goed doet en worden vastgesteld in overleg met de leidinggevende. De afspraken over de besluitvorming geven het team de slagkracht om steviger hun rol te pakken. Denk dan aan (opnieuw) afspraken maken over wie wat mag beslissen in een specifieke rol en de wijze waarop dat plaatsvindt.
Het team bepaalt zo hoe ze hun taak uitvoeren. Waarbij helder wordt wat ze van elkaar, de leidinggevende en de klant verwachten en wat deze van hen mogen verwachten. Als de afspraken vervolgens met de interne klant worden besproken, creëert het team ruimte om hun volwassen positie verder te laten groeien.
Deze stappen gaat het team pas zetten als ze zich veilig weten bij de leidinggevende en haar steun te voelen. Ons gesprek ging dus ook over die veiligheid. Dat is hier dik in orde. Met voldoende tijd en geduld kan dit team hele mooie stappen zetten. De uitdaging is om hen te prikkelen de bereidheid te tonen om anders naar hun rol, hun positie en hun taken te kijken. Dan kan de inspiratie stromen en de rolvolwassenheid volledig opbloeien.
–
Een keer vrijblijvend van gedachten wisselen over meer zelforganiserend vermogen in jouw team of organisatie? Plan meteen een afspraak in. Of bel Simone op +31(0)610939739.
Terug naar Stemgeluid
